Rejestr dłużników — kiedy można wpisać dłużnika?
Nieopłacona faktura, brak odpowiedzi na wezwania do zapłaty i kolejne niedotrzymane obietnice kontrahenta to sytuacje, z którymi przedsiębiorcy spotykają się regularnie. Jednym z narzędzi mogących zmotywować dłużnika do uregulowania zobowiązania jest przekazanie informacji o zadłużeniu do rejestru prowadzonego przez Biuro Informacji Gospodarczej.
Nie można jednak wpisać dłużnika do takiej bazy w dowolnym momencie. Przepisy określają minimalną kwotę zadłużenia, wymagany okres opóźnienia oraz obowiązek wcześniejszego poinformowania dłużnika o zamiarze dokonania wpisu.
W standardowym trybie przedsiębiorca może zostać zgłoszony do BIG, gdy jego wymagalne zobowiązania wobec wierzyciela wynoszą co najmniej 500 zł i są przeterminowane o minimum 30 dni. W przypadku konsumenta minimalna kwota wynosi 200 zł. Dodatkowo należy spełnić ustawowe wymagania dotyczące wcześniejszego wezwania do zapłaty.
Czym jest rejestr dłużników?
Rejestrem dłużników potocznie nazywa się bazę zawierającą informacje o osobach lub przedsiębiorstwach posiadających zaległe zobowiązania finansowe.
W Polsce takie informacje gromadzą m.in. Biura Informacji Gospodarczej (BIG).
Do znanych baz należą:
- Krajowy Rejestr Długów BIG,
- BIG InfoMonitor,
- ERIF Biuro Informacji Gospodarczej.
Ich działalność reguluje ustawa z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych.
Informacje przekazywane do BIG mogą być wykorzystywane przez uprawnione podmioty do oceny wiarygodności płatniczej potencjalnych klientów i kontrahentów.
Z perspektywy przedsiębiorcy wpis może być dodatkowym narzędziem wspierającym odzyskiwanie należności.
Nie należy jednak mylić go z postępowaniem sądowym ani egzekucją komorniczą.
Kiedy można wpisać firmę do rejestru dłużników?
Warunki przekazywania informacji o zobowiązaniach dłużników niebędących konsumentami określa art. 15 ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych.
W typowej sytuacji muszą zostać spełnione łącznie następujące warunki:
- Zadłużenie wynika z określonego stosunku prawnego, np. zawartej umowy.
- Łączna kwota wymagalnych zobowiązań dłużnika wobec wierzyciela wynosi co najmniej 500 zł.
- Zobowiązania są wymagalne od co najmniej 30 dni.
- Upłynął minimum miesiąc od prawidłowego wysłania lub doręczenia wezwania do zapłaty zawierającego ostrzeżenie o zamiarze przekazania danych do wskazanego BIG.
Oznacza to, że samo przekroczenie terminu płatności o kilka dni nie uprawnia jeszcze do dokonania wpisu w tym trybie.
Wierzyciel powinien najpierw ustalić wysokość zadłużenia, sprawdzić termin wymagalności i przeprowadzić wymagane czynności.
Przykład
Firma budowlana wykonała usługę na rzecz kontrahenta i wystawiła fakturę na 8 000 zł.
Termin płatności minął, ale odbiorca nie reguluje należności.
Po 30 dniach opóźnienia spełniony zostaje warunek dotyczący czasu zaległości. Nie oznacza to jednak, że wierzyciel może automatycznie przekazać dane do BIG.
Jeżeli nie wysłał wcześniej właściwego wezwania z ostrzeżeniem, musi jeszcze wykonać ten obowiązek i odczekać wymagany ustawowo miesiąc.
Od jakiej kwoty można wpisać dłużnika do BIG?
Minimalna kwota zależy od statusu dłużnika.
| Rodzaj dłużnika | Minimalna kwota zadłużenia | Minimalny okres wymagalności |
| Konsument | 200 zł | 30 dni |
| Przedsiębiorca | 500 zł | 30 dni |
Podane progi dotyczą standardowych trybów przewidzianych w art. 14 i 15 ustawy.
Istotne jest to, że przepisy odnoszą się do łącznej kwoty wymagalnych zobowiązań dłużnika wobec konkretnego wierzyciela.
Czy można zgłosić kilka niezapłaconych faktur?
Tak, jeżeli spełnione są ustawowe warunki.
Przykładowo przedsiębiorca posiada wobec kontrahenta trzy wymagalne należności:
- faktura nr 1 – 250 zł,
- faktura nr 2 – 400 zł,
- faktura nr 3 – 600 zł.
Łącznie zadłużenie wynosi 1 250 zł.
Jeżeli wszystkie zobowiązania są wymagalne od co najmniej 30 dni i zostały spełnione pozostałe warunki ustawowe, informacje o zaległościach mogą zostać przekazane do BIG.
Czy przed wpisaniem dłużnika trzeba wysłać wezwanie do zapłaty?
Tak. W standardowym trybie jest to jeden z podstawowych obowiązków wierzyciela.
Wezwanie powinno zawierać nie tylko żądanie zapłaty, ale również odpowiednie ostrzeżenie o zamiarze przekazania informacji o zadłużeniu do Biura Informacji Gospodarczej.
Należy wskazać firmę i adres siedziby konkretnego BIG, do którego planowane jest przekazanie informacji.
Dłużnik powinien zostać także poinformowany o możliwości zgłoszenia sprzeciwu wobec zamiaru przekazania danych.
Jak doręczyć wezwanie?
Ustawa przewiduje określone sposoby wysłania lub doręczenia wezwania, m.in.:
- wysłanie listem poleconym na właściwy adres,
- doręczenie do rąk własnych,
- wykorzystanie adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do właściwej bazy.
W przypadku dłużników niebędących konsumentami możliwe jest również zastosowanie poczty elektronicznej, jeżeli zawarta umowa przewiduje wysyłanie takich wezwań na wskazany w niej adres e-mail.
Nie należy więc zakładać, że zwykła wiadomość e-mail zawsze wystarczy do spełnienia ustawowego obowiązku.
Przed przekazaniem danych warto zachować dowód wykonania wymaganej czynności.
Czy trzeba czekać miesiąc od wysłania wezwania?
W standardowym trybie tak.
Przepisy wymagają, aby od prawidłowego wysłania lub doręczenia wezwania zawierającego ostrzeżenie o zamiarze wpisu upłynął co najmniej miesiąc.
W praktyce oznacza to, że wierzyciel powinien odpowiednio zaplanować cały proces.
Jeżeli zależy mu na szybkim odzyskaniu pieniędzy, nie powinien odkładać wysłania wezwania na kolejne tygodnie.
Samo wezwanie może przy tym stanowić element szerszych działań polubownych.
Profesjonalna windykacja polubowna obejmuje kontakt z dłużnikiem, analizę zobowiązania i próbę doprowadzenia do zapłaty bez konieczności wszczynania postępowania sądowego.
Czy można wpisać dłużnika bez wyroku sądu?
Tak.
To jedna z najważniejszych informacji dla przedsiębiorców.
W standardowym trybie przekazanie danych do BIG nie wymaga wcześniejszego uzyskania prawomocnego wyroku sądu.
Wystarczające może być istnienie wymagalnego zobowiązania wynikającego z określonego stosunku prawnego, przy jednoczesnym spełnieniu pozostałych warunków przewidzianych ustawą.
Wierzyciel powinien jednak posiadać dokumenty pozwalające wykazać podstawę i wysokość zgłaszanej należności.
Mogą to być:
- umowa,
- faktura,
- zamówienie,
- dokument potwierdzający wykonanie usługi,
- protokół odbioru,
- korespondencja dotycząca należności,
- potwierdzenie częściowych płatności.
Im dokładniejsza dokumentacja, tym łatwiej ocenić zasadność przekazania informacji.
A co, jeśli wierzyciel posiada już tytuł wykonawczy?
Ustawa przewiduje również odrębny tryb przekazywania informacji o zobowiązaniach stwierdzonych tytułem wykonawczym.
W takim przypadku zastosowanie ma art. 16 ustawy.
Istotną różnicą jest wymagany termin uprzedniego ostrzeżenia.
W tym trybie wystarczy, że upłynie co najmniej 14 dni od wysłania lub doręczenia odpowiedniego pisma zawierającego ostrzeżenie o zamiarze przekazania danych do BIG.
Nie obowiązują również standardowe minimalne progi 200 zł i 500 zł.
Trzeba jednak spełnić pozostałe warunki przewidziane dla tego trybu, w tym dotyczące odpowiedniego tytułu oraz czasu, jaki upłynął od stwierdzenia roszczenia.
Czy każdy może wpisać dłużnika do rejestru?
Nie każdy wierzyciel może korzystać z identycznej procedury.
Przedsiębiorcy i inne uprawnione podmioty mogą przekazywać informacje gospodarcze na zasadach określonych ustawą, po spełnieniu wymagań dotyczących współpracy z BIG.
Sytuacja osoby prywatnej, która np. pożyczyła pieniądze znajomemu, jest inna.
Nie należy zakładać, że sama prywatna umowa pożyczki i brak spłaty automatycznie pozwalają dokonać wpisu w standardowym trybie właściwym dla przedsiębiorców.
W takich przypadkach znaczenie może mieć uzyskanie tytułu wykonawczego i skorzystanie z procedury przewidzianej w art. 16 ustawy.
Co daje wpisanie dłużnika do rejestru?
Wpis do BIG może wpłynąć na ocenę wiarygodności płatniczej dłużnika.
Informacje o zaległych zobowiązaniach mogą być wykorzystywane przez uprawnionych odbiorców raportów gospodarczych m.in. przy:
- ocenie nowego kontrahenta,
- ustalaniu warunków współpracy,
- analizie ryzyka płatniczego,
- podejmowaniu decyzji o przyznaniu kredytu kupieckiego,
- ocenie możliwości finansowania.
Dla dłużnika może to oznaczać dodatkową motywację do uregulowania zaległości.
Trzeba jednak pamiętać, że wpis nie gwarantuje odzyskania pieniędzy.
Jeżeli firma posiada poważne problemy finansowe, sama informacja w BIG nie sprawi, że na jej rachunku pojawią się środki potrzebne do zapłaty.
Czy dłużnik może sprzeciwić się wpisowi?
Tak.
Przepisy przewidują możliwość zgłoszenia sprzeciwu wobec zamiaru przekazania informacji do BIG.
Dłużnik może np. twierdzić, że:
- zadłużenie nie istnieje,
- należność została już opłacona,
- wysokość długu jest nieprawidłowa,
- zobowiązanie zostało niewłaściwie naliczone,
- wierzytelność jest przedawniona.
Sam sprzeciw nie oznacza automatycznie, że wpis będzie niedopuszczalny.
Wierzyciel powinien jednak przeanalizować zgłoszone zastrzeżenia i prawidłowo uwzględnić informacje o sporze zgodnie z wymaganiami ustawy.
Przekazywanie nieprawdziwych lub niekompletnych danych może prowadzić do odpowiedzialności.
Dlatego wpis do rejestru nie powinien być wykorzystywany jako sposób wywierania nacisku w sytuacji, gdy wierzyciel nie potrafi wykazać istnienia roszczenia.
Czy rejestr dłużników to to samo co Krajowy Rejestr Zadłużonych?
Nie.
W praktyce pojęcia te bywają mylone.
Biura Informacji Gospodarczej prowadzą bazy zawierające informacje gospodarcze, w tym o nieuregulowanych zobowiązaniach przekazywanych na ustawowych zasadach.
Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ) to natomiast publiczny rejestr prowadzony przez Ministra Sprawiedliwości.
Zawiera informacje dotyczące m.in. określonych postępowań upadłościowych, restrukturyzacyjnych i przypadków przewidzianych w ustawie o KRZ.
Przedsiębiorca nie może samodzielnie dopisać dowolnej niezapłaconej faktury do KRZ na takich zasadach, jak przekazuje informacje do BIG.
Dlatego przed podjęciem działań trzeba ustalić, o jakim rejestrze rzeczywiście mowa.
Czy można wpisać przedawniony dług?
Odpowiedź zależy od statusu dłużnika i podstawy przekazania informacji.
W standardowym trybie dotyczącym konsumentów obowiązuje ograniczenie związane z upływem sześciu lat od dnia wymagalności zobowiązania.
Odrębna zasada dotyczy roszczeń stwierdzonych wskazanymi w ustawie orzeczeniami lub ugodami.
W przypadku zobowiązań przedsiębiorców standardowy art. 15 nie przewiduje analogicznego ogólnego limitu sześciu lat.
Nie oznacza to jednak, że można dowolnie przekazywać informacje o każdym dawnym zobowiązaniu.
Należy sprawdzić aktualny stan wierzytelności, jej istnienie, ewentualne przedawnienie, sposób oznaczenia danych i pozostałe wymagania ustawowe.
Co zrobić, gdy dłużnik zapłaci po wpisaniu do rejestru?
Wierzyciel ma obowiązek zadbać o aktualność przekazanych informacji.
Zgodnie z art. 29 ustawy, w razie częściowego lub całkowitego wykonania zobowiązania należy niezwłocznie, nie później niż w ciągu 14 dni od uzyskania odpowiedniej informacji, wystąpić do BIG z żądaniem aktualizacji danych.
Jeżeli dłużnik spłaci część należności, trzeba odpowiednio zmienić informację o wysokości zadłużenia.
Jeżeli zobowiązanie zostanie całkowicie uregulowane, konieczne jest doprowadzenie do odpowiedniej aktualizacji i usunięcia informacji o istniejącym zadłużeniu zgodnie z przepisami.
Podobny obowiązek dotyczy sytuacji, gdy okaże się, że zgłoszone zobowiązanie w rzeczywistości nie istnieje.
Nieaktualny wpis nie powinien pozostawać w rejestrze tylko dlatego, że wierzyciel nie wykonał wymaganych czynności.
Co zrobić, jeśli wpis do rejestru nie pomaga?
Zdarza się, że mimo ostrzeżenia i przekazania informacji o zadłużeniu kontrahent nadal nie płaci.
W takim przypadku warto ocenić, czy dalsze oczekiwanie ma ekonomiczne uzasadnienie.
Możliwe działania obejmują:
- analizę dokumentów dotyczących należności,
- sprawdzenie aktualnej sytuacji dłużnika,
- próbę zawarcia porozumienia,
- skierowanie ostatecznego wezwania do zapłaty,
- dochodzenie roszczenia przed sądem,
- skierowanie sprawy do egzekucji po uzyskaniu odpowiedniej podstawy prawnej.
W przypadku zaległych faktur warto przeanalizować cały proces opisany w artykule windykacja faktur – jak wygląda proces krok po kroku?.
Najważniejsze jest to, aby nie traktować wpisu do BIG jako jedynego sposobu dochodzenia należności.
Windykacja należności od firm – lokalne przykłady
Problemy z płatnościami dotyczą przedsiębiorców niezależnie od miejsca prowadzenia działalności.
Wpis do BIG może być jednym z elementów postępowania, ale przy większych zaległościach potrzebna jest szersza analiza możliwości odzyskania pieniędzy.
Nieopłacone faktury w Lublinie
Firma usługowa z Lublina realizuje zlecenie dla nowego kontrahenta, ale po wykonaniu prac nie otrzymuje wynagrodzenia.
Jeżeli dłużnik nie odpowiada na wezwania, warto nie tylko rozważyć przekazanie informacji do BIG, ale również ustalić, czy firma nadal prowadzi działalność i posiada majątek.
W takich sytuacjach windykacja w Lublinie może obejmować analizę dokumentów, negocjacje oraz dalsze dochodzenie należności.
Zaległe płatności od kontrahenta z Chełma
Przedsiębiorca z Chełma dostarczył towar o wartości kilkunastu tysięcy złotych. Odbiorca początkowo deklarował zapłatę, ale kolejne terminy nie zostały dotrzymane.
Samo ostrzeżenie o wpisie do rejestru może okazać się niewystarczające.
Jeżeli kontrahent unika kontaktu, windykacja w Chełmie pozwala rozważyć działania dostosowane do konkretnej należności i dotychczasowej historii sprawy.
Należności przedsiębiorców z Zamościa
W mniejszych firmach usługowych lub handlowych nawet kilka niezapłaconych faktur może poważnie utrudnić prowadzenie działalności.
Warto więc regularnie kontrolować terminy płatności i szybko reagować na opóźnienia.
Gdy działania polubowne nie przynoszą rezultatu, windykacja w Zamościu może pomóc w dalszym dochodzeniu środków od nierzetelnego kontrahenta.
Odzyskiwanie należności w Rzeszowie
Przedsiębiorcy z Rzeszowa często realizują kontrakty wymagające wcześniejszego zakupu materiałów, zatrudnienia podwykonawców lub poniesienia innych kosztów.
Brak płatności za zakończone zlecenie może więc bezpośrednio wpłynąć na kolejne realizacje.
Dlatego windykacja należności w Rzeszowie powinna opierać się na możliwie szybkiej analizie sprawy, a nie wyłącznie na kolejnych wezwaniach do zapłaty.
Czy warto korzystać z rejestru dłużników w windykacji?
Wpis do BIG może być użytecznym elementem działań związanych z odzyskiwaniem należności, szczególnie gdy dłużnik nadal prowadzi działalność i zależy mu na pozytywnej historii płatniczej.
Nie powinien jednak zastępować indywidualnej oceny sprawy.
Przed podjęciem decyzji warto sprawdzić:
- wysokość i wiek zadłużenia,
- dokumentację potwierdzającą należność,
- reakcje dłużnika na wcześniejsze wezwania,
- sytuację finansową kontrahenta,
- możliwość zawarcia porozumienia,
- zasadność skierowania sprawy na drogę sądową.
W niektórych przypadkach ostrzeżenie o wpisie może skłonić dłużnika do rozmów. W innych konieczne będzie zdecydowanie szersze postępowanie.
Najczęściej zadawane pytania
Po ilu dniach można wpisać dłużnika do BIG?
W standardowym trybie zobowiązanie musi być wymagalne od co najmniej 30 dni. Dodatkowo należy spełnić wymóg wcześniejszego wezwania do zapłaty z odpowiednim ostrzeżeniem, od którego musi upłynąć minimum miesiąc.
Od jakiej kwoty można wpisać firmę do rejestru?
W przypadku przedsiębiorcy standardowy próg wynosi 500 zł łącznych wymagalnych zobowiązań wobec wierzyciela.
Od jakiej kwoty można wpisać osobę prywatną?
W standardowym trybie dotyczącym konsumentów minimalna kwota wynosi 200 zł. Konieczne jest również spełnienie pozostałych ustawowych warunków.
Czy można wpisać dłużnika bez wyroku sądu?
Tak. Wpis do BIG na podstawie określonego stosunku prawnego nie wymaga co do zasady wcześniejszego uzyskania wyroku. Istnieje także odrębna procedura dotycząca zobowiązań stwierdzonych tytułem wykonawczym.
Czy dłużnik może zakwestionować wpis?
Tak. Przepisy przewidują możliwość zgłoszenia sprzeciwu oraz odpowiednie procedury dotyczące kwestionowania informacji gospodarczych.
Czy wpis do rejestru gwarantuje odzyskanie długu?
Nie. Może zmotywować dłużnika do zapłaty, ale nie zastępuje windykacji sądowej ani egzekucji komorniczej.
Czy po zapłacie trzeba usunąć wpis?
Wierzyciel musi niezwłocznie zadbać o aktualizację informacji przekazanych do BIG, nie później niż w ustawowym terminie 14 dni od uzyskania odpowiedniej informacji. Po całkowitym wykonaniu zobowiązania dane dotyczące istniejącego zadłużenia nie mogą pozostawać nieaktualne.
Podsumowanie
Wpisanie dłużnika do rejestru prowadzonego przez Biuro Informacji Gospodarczej może pomóc w odzyskiwaniu zaległych należności, ale wymaga przestrzegania określonych przepisów.
W standardowym trybie najważniejsze warunki to odpowiednia wysokość zadłużenia, minimum 30 dni wymagalności oraz upływ miesiąca od prawidłowego wezwania do zapłaty zawierającego ostrzeżenie o zamiarze przekazania danych do BIG.
Sam wpis nie oznacza jednak automatycznego odzyskania pieniędzy.
Jeżeli kontrahent unika kontaktu, nie reaguje na wezwania lub składa kolejne niespełnione obietnice, warto rozważyć kompleksowe działania windykacyjne.
Masz problem z nierzetelnym kontrahentem? W Kancelarii Partner pomagamy przedsiębiorcom w analizie zadłużenia, podejmowaniu działań polubownych i dalszym dochodzeniu należności.
Skontaktuj się z Kancelarią Partner i przedstaw swoją sprawę. Sprawdzimy dostępne możliwości odzyskania pieniędzy i zaproponujemy odpowiednie działania.
